Quand le courriel prend tout votre temps!

Les courriels sont-ils importants?
15 novembre 2022

Quand le courriel prend tout votre temps!

« Je n’ai pas arrêté de la journée mais j'ai rien fait. »

Cette phrase on l'entend tellement souvent!

 

Le courriel est devenu aujourd'hui le symbole du travail, il nous donne l’impression de travailler!!!

Savez-vous que:

  • Nous sommes interrompus environ 70 fois par jour par des courriels
  • La moitié de ceux-ci ne sont pas reliés directement au travail.

Savez-vous que:

  • En 2005 (ça fait presque 20 ans ça), on évaluait à seulement 11 minutes la période maximale durant laquelle un employé pouvait effectuer ses tâches sans être dérangé par les technologies de l’information.
  • Ce chiffre a chuté à 3 minutes en 2013 
  • 10 ans plus tard... on est rendu où?


Si la majorité des gens ne prennent que quelques secondes pour répondre à un courriel,
il va leur falloir en revanche entre 1 et 24 minutes pour retrouver leur concentration
et reprendre le travail là où ils l’ont laissé.

La concentration devient donc un défi de plus en plus grand dans un monde hyper stimulé par les réseaux sociaux, les courriels, les textos... on en arrive alors à avoir une ATTENTION FRAGMENTÉE.

 

courriels

Mais qu'est-ce qu'une attention fragmentée?
C’est tout simplement quand on interrompt une tâche pour en faire une autre.

Et l'attention fragmentée entraîne alors:

  • Une diminution de votre performance

  • Une surcharge mentale

  • Un stress énorme sur votre cerveau


Et au fil du temps, une trop grande dispersion créée:

  • De la fatigue,

  • du stress,

  • de la perte de sens : (quand on ne sait plus où on en est et où donner de la tête).

L'attention fragmentée a aussi d'autres effets comme :

  • Une diminution d’énergie,

  • Un gaspillage de temps, dont le coût peut être élevé.

 

Savez-vous que:
Passer en permanence d’une tâche à l’autre (affairement) RÉDUIT DE 40% LA PRODUCTIVITÉ AU TRAVAIL?

Parce que l'affairement N'EST PAS de la productivité!

L'affairement:
Activité excessive proche du surmenage ou de l'agitation. S'occuper de quelque chose avec une activité voisine de l'agitation

Productivité:
L'efficacité avec laquelle les travailleurs transforment leur effort en production.

Et les courriels alors? Sont-ils tous importants?

Savez-vous que
Seulement 14% des courriels sont VRAIMENT importants

Échanger de l’information, ce n’est pas produire de l’information

Un peu d'écologie: * En moyenne un courriel avec une pièce jointe de 1 mo émet autant de CO2 qu’une ampoule allumée pendant 1 h.

Voici donc une méthode
(il y'en a d'autres sur le web)
pour tenter d'être plus productif et de bien gérer vos courriels.

Chaque courriel à sa place :

  • Les nouveaux messages dans la boite de réception
  • Les courriels qui nécessitent une action ou un suivi dans le dossier ACTIONS
    • Dossier Maintenant
    • Dossier Plus tard
    • Dossier Transférer
    • Dossier Suivi

  • Les courriels que vous voulez garder dans le dossier CLASSEMENT
  • Et les courriels non pertinents dans la CORBEILLE. (Vous pouvez d'ailleurs prendre quelques instants pour vous désabonner de ces infolettres auxquelles vous vous êtes inscrit dans le passé qui n'ont aucun intérêt pour vous)

Vous pouvez adapter vos dossiers en fonction de votre réalité!

Et on fait ça quand?

On se réserve un créneau horaire

  • Quelques minutes 3 fois par jour?
  • 10 minutes par heure?
  • Le vendredi?

MAIS CLASSEZ LES COURRIELS SUR-LE-CHAMP!!!

  • Répondre
  • Supprimer
  • Archiver (dans les bons dossiers)

Sinon on se ramasse à ouvrir, fermer, déplacer les mêmes courriels plusieurs fois. :(

Et apprenez à RÉDIGER DE MEILLEURS COURRIELS

  • Des messages clairs (aucune ambiguïté)
  • Faciles à lire
  • Faciles à comprendre et donc peu susceptibles de donner lieu à des courriels exigeant explications ou éclaircissements.

Et gardez en tête ces MAUVAISES HABITUDES que l'on doit abolir. :)

  • Laisser la boite mail ouverte en tout temps
  • Laisser les courriels s’accumuler
  • Manipuler plusieurs fois les mêmes messages
  • Ne pas les classer (ou les classer de la mauvaise façon)
  • Se laisser interrompre par les alertes de nouveaux messages
  • Consulter nos courriels trop souvent

Sur ce je vous souhaite Bonne chance, car vous en aurez besoin. :)

Josée Le-François